שיטת GTD לגרום לדברים להעשות

"אם אתה רוצה לבנות ספינה, אל תטיל על אנשיך לאסוף עצים, או משימות לבניית הספינה, אלא למד אותם לאהוב ולהשתוקק למרחבי הים הגדול" - אנטואן דה סיינט אקסופרי

"לעשות דברים",Get Things Done או GTD, היא שיטת התארגנות לשיפור פרודוקטיביות. המטרה היא להשקיע פחות זמן אך להתמקד בלעשות את הדברים שאתה צריך לעשות,  כך שיהיה יותר זמן לדברים שאתה רוצה לעשות. 

מה זה GTD? (לגרום לדברים להעשות)

לעשות דברים (GTD) הוא שיטה לעשייה פרודוקטיבית, וגם שם הספר הנמכר ביותר על ידי המחבר ויועץ הפרודוקטיביות דוד אלן.

במילים פשוטות, GTD היא שיטה לארגון רשימת המטלות To-Dos, את סדרי העדיפויות, ואת לוח הזמנים. אחד היתרונות הגדולים של GTD הוא שקל לראות מה המחויבויות שעומדות לפניך ולעשות בחירה. כמו כן, יש דגש חזק על תיעוד למערכת מתוך הראש כדי שתוכל להתייחס ולטפל. זה מנקה את הראש מהפרעות וטרדות אשר מונעים ממך לעבוד ביעילות.

בשיטת GTD אין "הדרך הנכונה", אלא קווים מנחים, סוג של ספר חוקים. ניתן להשתמש במגוון אפליקציות ליישום ולעשות עיצוב מחדש והתאמה לצרכים שלך. 

אולי יעניין אותך לקרוא: כך תעשה שצוות המכירות יממש את האסטרטגיה

חמש עמודי התווך של GTD

GTD היא מערכת לארגון ותפעול משימות.  היא מתמקדת באיך ללכוד את כל פרטי העבודה שאתה צריך לעשות, לארגן אותם, ולסייע לך לבחור איפה לשים את תשומת הלב שלך. בליבה של GTD עומדים חמישה "עמודים":

1 ללכוד הכל
ראשית, יש ללכוד ולתעד את כל המשימות, המטלות, הרעיונות, התכניות וכו' שממתינות לטיפולך. ניתן להשתמש בכל כלי שמתאים לך. מחברת, ערמת כרטיסים, אפליקציות כמו Evernote, To-Doist, Wunderlist, Trello, Google Docs  או אחרות. העיקר שיהי לך נוח, טבעי לשימוש ונגיש. גישה לתיעוד מהטלפון הנייד יכולה לסייע בנוחות הגישה ובעקביות השימוש.

2 להבהיר ולפרט את הדברים שאתה צריך לעשות
אל תרשום דברים באופן כללי, אלא חלק את הכותרת לתת פרויקטים ומשימות כבר בשלב התיעוד. הפירוט מסייע להגיע לשלב הביצוע, כי ניתן, באופן תכליתי לזהות תת משימה שקל, נוח או מתאים ויעיל לבצע בזמן נתון, ולעשות אותה, וכך לשים עוד פעולה מאחוריך.
כתיבת דברים שאחרי זמן יהיה קשה להבין את הכוונה ופירוט המשימות הנובעת, יצור חסמים לתפוקה.

3 ארגן את הפריטים
ארגן את הפרטים הפעילים שאתה עוקב אחריהם, לפי קטגוריות ועדיפות, קבע תאריכי יעד והגדר תזכורות. הקדש תשומת לב מיוחדת לקביעת עדיפות לכל פריט.
לא נדרש לעשות את כל הפריטים ברשימה שלך עכשיו, אלא רק לוודא שהם במיון הנכון לטיפול במועד אחר. עבודה בשלב הזה, תחסוך לך הרבה מאוד זמן עבודה על הטיפול במשימות עצמן.

הורד חינם את החוברת: המדריך הקצר להתייעלות אישית

4 השתק על רשימת המטלות שלך
במקום שתהיה טרוד כל הזמן מהדברים שעוד לא עשית, הבא את רשימת המטלות למצב שקט.
ראשית, זהה ברשימת המטלות פריטים שמתאים לך, חשוב לך וקל לך לבצע עכשיו. בצע אותם והסר אותם.
זהה את המשימות שבעדיפות הגבוהה ביותר וקבע מתי וכיצד תטפל בהם, עם הכנת תזכורת בהתאם.
משימות אחרות, א צריכות להטריד אותך בינתיים, עד שתקבע שהמועד עבורם הגיע.
מידי פעם, עבור על כל הרשימה וודע שהיא מלאה, שאין פריטים שכבר אינם נדרשים, שסדרי העדיפויות נכונים ושקיימות התראות לטיפול במשימות במועד הנכון.

5 להגיע לשלב העבודה
בחר את הפעולה הבאה שלך. בנקודה זו, יש לך מערכת משימות מקוטלגת, ממויינת ומובנת, כך שקל להגדיר ולהבין מה נדרש לבצע. המשימות והפרויקטים שבורים לחתיכות קלות לביצוע ולניהול, ולכן קל להתחיל ולבצע. הגיע הזמן לעבודה.

בפעם הבאה שתסתכל על רשימת המטלות שלך, לא צריך להיות לך בלבול לגבי השאלה, עם מה יש לך זמן להתמודד, או מה הכי חשוב. אתה יכול להקדיש פחות זמן לחשוב על מה לעשות, ויותר מיקוד ועבודה לעומק על המשימה עצמה.

תרשים זרימת טיפול במידע/משימה חדשה על פי GTD

יישום GTD

מומלץ כל בוקר לבלות כחמש דקות ולוודא שכל מה שברשימת המטלות שלך משקף את מה שאתה צריך לעשות באותו יום. לכל דבר שהוא גדול מידי או מעורפל מידי, יש להוסיף פירוט או בהירות מספקת שניתן יהיה.
פעם בשבוע, תן לעצמך חצי שעה עד שעה לסקירה שבועית, בה תעשה צלילה עמוקה יותר. הקפד לעקוב אחר דברים שהיה צריך לבצע אך הוזנחו, הוסיף רעיונות חדשים, האצל את מה שאתה יכול לאחרים, ושנה סדרי עדיפויות אם צריך.

אולי יעניין אותך לקרוא: כיצד תרכוש ידידים והשפעה בחברה

לא לפספס! קבלו פרקים חדשים ומידע עדכני

לאימייל: לחצו כאן

לאוסף הפתגמים על מנהיגות וניהול לחצו כאן

לתוכן העניינים לחצו כאן

לרשימת הפרקים לחצו כאן

צפו בסרטונים ב YouTube   לחצו כאן

התחברו איתי ב Linkedin לחצו כאן

עקבו אחריי ב Instagram לחצו כאן

עקבו אחריי ב Twitter לחצו כאן

לשליחת הודעת Whatsapp עכשיו   לחצו כאן

לשליחת הודעה בטלגרם עכשיו לחצו כאן

למידע על ייעוץ, מנטורניג ואימון ליזמים, בעלי עסקים ומנהלים
- לחצו: סטרטגו 360 

צרו קשר לתיאום שיחת התייעצות ללא עלות:

אימייל