מנכ"ל 360 CEO - להפוך עסק לנכס

"עסקים כושלים כי אנשים ממהרים מידי לפתח מוצר ולשווק, לפני שיש להם תוכנית לתפעול שיטתי" - דייב רמזי עסקים גדלים, מתפתחים מהר ונמכרים, כאשר יש בהם תהליכי עבודה סדורים ושיטתיים. העסק שלך יצליח, ליצור מכירות ותזרים מזומנים קבועים וצפויים, במידה שבה יהיו בו תהליכים שיטתיים ומערכות שמעבירות כמה שיותר מהתפעול של העסק לפעול באופן אוטומטי. מערכת שיטתית היא אוסף של תהליכים, בהם שלב אחר שלב, מתחילת המגע עם הלקוח או המוצר ועד סופו, יש פעילויות קבועות שיכולות להבטיח עקביות בתפוקה וביצועים אמינים בכל תחום של הפעילות העסקית. הפעילויות המרכיבות תהליכים שיטתיים אלה מתועדות בנהלים, תרשימים, הוראות, טפסים, כלים דיגיטאליים והדרכות, וזמינים לכל המעורבים בביצוע ובפיקוח על העבודה. נתאר את התהליכים שכל עסק צריך להפוך לשיטתיים. תהליך ההתחלה כשמקימים עסק, או מתחילים פעילות עסקית חדשה נדרש זמן, מאמץ, השקעת הון ואפילו מידה של גאונות, כדי ללמוד ולפתח את כל המערכות והתהליכים הנדרשים בפעם הראשונה. אך לאחר שהמערכת והתהליכים פותחו לראשונה, באמצעות ניסוי וטעייה, ניתן לתעד, לסדר וליצור כלים תומכים, עד שמגיעים

"מחסור הוא אשליה שנובעת ממערכות לא יעילות" - הנדרית' וואלון סמיט ג'  אם אתם בעלי עסק, האם אי פעם הגעתם לנקודה שבה עצרתם ותהיתם למה הכנסתם את עצמכם בפתיחת עסק? מרגישים ששקועים מעל לראש? או שהעומס רק הולך וגדל? יש ימים ותקופות בהן עומס העבודה העצום של ניהול העסק מתחיל להאפיל על התשוקה שלך, עד כדי שמטילים ספק בסיבה שבעקבותיה התחלת את היזמות והעסק מלכתחילה. ככל שעסק גדל ויש יותר לקוחות, העומס גדל, והרבה פעמים תוספת עובדים לא מורידה את העומס ברמה מספקת. יש רק 24 שעות ביוממה וגבול לכמה שאנחנו יכולים להשקיע בעסק שלנו.  יכול להגיע רגע שבעלי עסקים משגשגים שואלים את עצמם, לאן נעלם הזמן? ולמה כל כך קשה לשלב הצלחה עסקית עם תחושה של כיף? התשובה נעוצה בכך שכשעסק גדל ומתפתח, ונוספים עובדים, הם נכנסים לתפקידי תמיכה בבעלים. גם אם נוצרים תאורי תפקיד ומבנה ארגוני, עדיין, הבעלים נשאר במוקד. לכן כל לקוח חדש או עסקה חדשה, מוסיפים משהו לעומס על הבעלים. גם אם מדובר בעומס של אחריות ולא של משימות. הפתרון לכך הוא יצירת מערכות ושיטתיות שאינה מצריכה מעורבות של הבעלים. שואלים את עצמכם, האם זה נוגע

  "האומנות והמדע בשאלת שאלות, היא המקור לכל ידע" - תומאס ברגר רוב העסקים מתפתחים באופן אורגני. מתחילים מצוות קטן מאוד, וככל שגדלים בכמות הלקוחות והעובדים, מתחלקים במשימות באופן שמרגיש נכון ומתאים לעוסקים במלאכה. לרוב, מתקיימת גם מידה משמעותית של חוסר בהירות. אנשים מחליפים תפקידים, מתוך כוונה לסייע, ויחד עם זאת פחות ברור מי אחראי על הביצוע. האופן שבו זה מורגש ברוב המקרים הוא בכך שהמנהלים או בעלים מרגישים שחייבים להיות כל הזמן בעסק, ובקשב מלא לכל הפרטים, בכדי להבטיח שדברים עובדים נכון. הדבר מורגש גם ברמת החיכוך בין אנשים, שבא לידי ביטוי בטעויות, תסכול וקונפליקטים מיותרים. תרשים תהליך קיים סטנדרט מקובל להצגת תהליכים הנקרא BPMN, Business Process Modeling Notation בשיטה זו, יוצרים מסלולי שחייה עבור כל בעל תפקיד, ומשרטטים את כל השלבים של התהליך, כך שיוצג סדר הפעולות והמבצע. כך מקבלים תצוגה ויזואלית, פשוטה להבנה. הכנתי לך שני שרטוטי תהליך, המציגים הזמנת קפה, בשני בתי קפה שונים, בעלי אופן פעולה שונה. פרק שיעניין אותך: מיפוי תהליכים עסקיים, שיפור וייעול עם מראה עיניים הזמנת קפה ממלצר

  "רק באמצעות מיקוד ניתן לעשות דברים ברמה עולמית. ולא משנה כמה מוכשר תהייה" - ביל גייטס ניהול הוא במידה רבה חידה. אף אחד לא מלמד אותך איך להיות "מנהל", איך לעשות מנהיגות. אנשים לומדים מהתבוננות, מחיקוי, ובעיקר מניסוי וטעייה. הרבה טעייה. כל זאת, טוב ויפה כאשר אנו מקבלים תפקיד ניהול קיים, בארגון קיים. כאשר מעלינו, מתחתינו ומצידנו קיימים שגרות, ציפיות, נהלים, מדדים ומסורת שמכוונים אותנו. בארגון חדש, המשימה גדולה פי כמה. ועוד יותר, כאשר אנחנו מקימי הארגון, בעליו או מנהליו, ומצופה (אנחנו גם המצפים) שניצור את הניהול הטוב יש מאיין. פירמידת הניהול הממוקד היא תבנית שמציגה את המיקוד הניהולי, ואבני הבניין מהם יוצרים ניהול טוב, אפקטיבי ואיכותי. בקודקוד הפרמידה, נמצאת המנהיגות, שהיא הרוח הארגונית ונובעת מהבעלים, יזמים והנהלת הארגון. שגרות הניהול כוללות תהליכים בהנהלה, בכספים ובמיתוג, והם התשתית שמאפשרת את החזון המנהיגותי להתפתח ולהגיע לכדי מימוש. תהליכי העבודה הניהוליים, יורדים רמה בטיפול בפרטים ובמגע הישיר עם התחלס, המוצרים, הלקוחות, הספקים והעובדים שגורמים להכל להתגשם. אלו כול