מנכ"ל 360 CEO - להפוך עסק לנכס

"רווחיות מגיעה מפריון, יעילות, ניהול טוב, חסכנות, ותהליכים לניהול העסק" - קרלוס סלים גם בעסק קטן, משתמשים בעשרות תהליכים עסקיים מדי יום. לדוגמה, עוברים את אותם שלבים בכל פעם שאתם יוצרים דוח מסויים, פותרים תלונת לקוח, יוצרים קשר עם לקוח חדש או מייצר מוצר עבור לקוח. סביר להניח שנתקלתם גם בתוצאות של תהליכים לא יעילים, או שיוצרים טעויות. לקוחות לא מרוצים, חברי צוות לחוצים, החמצת מועדים ועלויות עודפות הם רק חלק מהבעיות שתהליכים שאינם מעולים, יכולים ליצור. לכן זה חשוב לפעול באופן מתודי ולשפר תהליכים כשהם לא עובדים טוב.  מהם תהליכים עסקיים? תהליכים יכולים להיות פורמליים או לא פורמליים. תהליכים פורמליים, מתועדים ויש להם שלבים מובנים וברורים. לדוגמה, נהלים לקבלת והגשת חשבוניות ללקוח, או נוהל ליצירת קשר עם לקוחות מתעניינים, שחוזרים על עצמם במדוייק שוב ושוב.  בעסקים קטנים ובינוניים יש גם הרבה תהליכים בלתי פורמליים, שנוצרו ללא תכנון מובנה על ידי הבעלים והצוות, ואולי לא תועדו אף פעם. החשיבות של תהליכים יעילים לסוגים השונים של התהליכים יש במשותף, שכולם נועדו להסדיר ולייעל את הדרך שבה חברי

"עסקים כושלים כי אנשים ממהרים מידי לפתח מוצר ולשווק, לפני שיש להם תוכנית לתפעול שיטתי" - דייב רמזי עסקים גדלים, מתפתחים מהר ונמכרים, כאשר יש בהם תהליכי עבודה סדורים ושיטתיים. העסק שלך יצליח, ליצור מכירות ותזרים מזומנים קבועים וצפויים, במידה שבה יהיו בו תהליכים שיטתיים ומערכות שמעבירות כמה שיותר מהתפעול של העסק לפעול באופן אוטומטי. מערכת שיטתית היא אוסף של תהליכים, בהם שלב אחר שלב, מתחילת המגע עם הלקוח או המוצר ועד סופו, יש פעילויות קבועות שיכולות להבטיח עקביות בתפוקה וביצועים אמינים בכל תחום של הפעילות העסקית. הפעילויות המרכיבות תהליכים שיטתיים אלה מתועדות בנהלים, תרשימים, הוראות, טפסים, כלים דיגיטאליים והדרכות, וזמינים לכל המעורבים בביצוע ובפיקוח על העבודה. נתאר את התהליכים שכל עסק צריך להפוך לשיטתיים. תהליך ההתחלה כשמקימים עסק, או מתחילים פעילות עסקית חדשה נדרש זמן, מאמץ, השקעת הון ואפילו מידה של גאונות, כדי ללמוד ולפתח את כל המערכות והתהליכים הנדרשים בפעם הראשונה. אך לאחר שהמערכת והתהליכים פותחו לראשונה, באמצעות ניסוי וטעייה, ניתן לתעד, לסדר וליצור כלים תומכים, עד שמגיעים

  "האומנות והמדע בשאלת שאלות, היא המקור לכל ידע" - תומאס ברגר רוב העסקים מתפתחים באופן אורגני. מתחילים מצוות קטן מאוד, וככל שגדלים בכמות הלקוחות והעובדים, מתחלקים במשימות באופן שמרגיש נכון ומתאים לעוסקים במלאכה. לרוב, מתקיימת גם מידה משמעותית של חוסר בהירות. אנשים מחליפים תפקידים, מתוך כוונה לסייע, ויחד עם זאת פחות ברור מי אחראי על הביצוע. האופן שבו זה מורגש ברוב המקרים הוא בכך שהמנהלים או בעלים מרגישים שחייבים להיות כל הזמן בעסק, ובקשב מלא לכל הפרטים, בכדי להבטיח שדברים עובדים נכון. הדבר מורגש גם ברמת החיכוך בין אנשים, שבא לידי ביטוי בטעויות, תסכול וקונפליקטים מיותרים. תרשים תהליך קיים סטנדרט מקובל להצגת תהליכים הנקרא BPMN, Business Process Modeling Notation בשיטה זו, יוצרים מסלולי שחייה עבור כל בעל תפקיד, ומשרטטים את כל השלבים של התהליך, כך שיוצג סדר הפעולות והמבצע. כך מקבלים תצוגה ויזואלית, פשוטה להבנה. הכנתי לך שני שרטוטי תהליך, המציגים הזמנת קפה, בשני בתי קפה שונים, בעלי אופן פעולה שונה. פרק שיעניין אותך: מיפוי תהליכים עסקיים, שיפור וייעול עם מראה עיניים הזמנת קפה ממלצר

"ללא התפתחות וגדילה, למילים שיפור, הישג, והצלחה, אין משמעות" - בנג'מין פרנקלין בעולם של היום, השינויים וההתפתחות מאוד מהירים. מי שלא מתקדם ומתפתח, מגלה שהוא נע אחורה. ברור לך, שמצב העסק לא יכול להישאר ככה ואתה חייב לעשות צעדים משמעותיים כדי להתייעל, להגביר את התפוקה ולשפר את רמת האיכות.  אתה שומע את ההצעות הרגילות, קיצוץ רוחבי, פיטורים, הורדה בתנאים, ומצד שני אלו שרוצים להגביר הוצאות על שיווק, להשקיע בציוד חדש ולשכור מומחים. לכל צעד יש עלויות ותוצאות שחלקן רצויות, חלקן מגבילות וכמה מהן בלתי צפויות. אתה מכיר את המודלים והסיסמאות, , LEAN TQM, TOC, ISO 9000 ואחרים, אך אינך בטוח ששם הפתרון. מוטב לך לפעול באופן מובנה ושיטתי בכדי לברר את המצב והאפשרויות, ולהוביל תכנית שיפור והבראה שתחזיר את ההשקעה. 1. דבר עם הלקוחות הלקוחות הם אלו שעבורם  העסק  קיים והם אלו שמכניסים לעסק את הכסף הנדרש לפעול ולשלם משכורות. עלייך להיפגש עם הלקוחות ולהבין היטב מה מניע אותם, מדוע הם עושים עסקים עם החברה שלך ומה הם רוצים שתשפר כדי שיוכלו לרכוש יותר. האם הלקוחות דורשים עלות נמוכה יותר,