מנכ"ל 360 CEO - להפוך עסק לנכס

"רווחיות מגיעה מפריון, יעילות, ניהול טוב, חסכנות, ותהליכים לניהול העסק" - קרלוס סלים גם בעסק קטן, משתמשים בעשרות תהליכים עסקיים מדי יום. לדוגמה, עוברים את אותם שלבים בכל פעם שאתם יוצרים דוח מסויים, פותרים תלונת לקוח, יוצרים קשר עם לקוח חדש או מייצר מוצר עבור לקוח. סביר להניח שנתקלתם גם בתוצאות של תהליכים לא יעילים, או שיוצרים טעויות. לקוחות לא מרוצים, חברי צוות לחוצים, החמצת מועדים ועלויות עודפות הם רק חלק מהבעיות שתהליכים שאינם מעולים, יכולים ליצור. לכן זה חשוב לפעול באופן מתודי ולשפר תהליכים כשהם לא עובדים טוב.  מהם תהליכים עסקיים? תהליכים יכולים להיות פורמליים או לא פורמליים. תהליכים פורמליים, מתועדים ויש להם שלבים מובנים וברורים. לדוגמה, נהלים לקבלת והגשת חשבוניות ללקוח, או נוהל ליצירת קשר עם לקוחות מתעניינים, שחוזרים על עצמם במדוייק שוב ושוב.  בעסקים קטנים ובינוניים יש גם הרבה תהליכים בלתי פורמליים, שנוצרו ללא תכנון מובנה על ידי הבעלים והצוות, ואולי לא תועדו אף פעם. החשיבות של תהליכים יעילים לסוגים השונים של התהליכים יש במשותף, שכולם נועדו להסדיר ולייעל את הדרך שבה חברי

  "כאשר צוות לוקח בעלות על הבעיות שלו, הבעיה נפתרת. זה נכון בשדה הקרב, זה נכון בעסקים וזה נכון בחיים" - ג'וקו ווילניק אתם מוכשרים ובעלי ידע נרחב וניסיון במקצוע שלכם מבחינה טכנית, וזו קרוב לוודאי הסיבה שהובילה אתכם להקים ולהיות בעלים של עסק. אבל העובדה היא שרוב העסקים לא מצליחים לממש את הפוטנציאל שלהם, נשארים מדשדשים או נסגרים. זה קורה המון בשנים הראשונות לקיום העסק, וזה קורה גם לקראת סוף הקריירה, כשלבעלי העסק אין למי להעביר או למכור את העסק. זה מתרחש כל כך הרבה כי רוב בעלי העסקים שהקימו עסקים אינם יזמים בנשמה אלא "טכנאים" שנקטו בפעולה יזמית.  רוב בעלי העסקים פותחים עסק משלהם כאשר שהם מבינים שהם לא רוצים לעבוד עבור מישהו אחר, או כאשר הם רוצים להרוויח יותר כסף או כדי שיהיה להם יותר שליטה בזמן של עצמם. אני פוגש שוב ושוב בעלי עסקים, יזמיים ומוכשרים, שהקימו עסק לפני 20-30 שנה, ובזעת אפיהם, תוך נטילת סיכונים ועמידה בקשיים רבים, הפכו אותו לעסק משגשג. ובשלב הזה, מנסים להעביר אחריות לאחרים, בין אם הם דור המשך, או מנהלים מקצועיים, וזה נכשל, או לפחות לא מצליח באופן שמרגישי

"לנוסע על אוניה באוקיינוס יש את הרושם שהאוקיינוס עשוי מגלים, הרבה יותר מאשר שהוא עשוי ממים" - ארתור אדינגטון זה יכול להפתיע אתכם, אבל לפני שהם הופכים את העסק לבנוי ממערכות שיטתיות,  בעלי עסקים מצליחים, הרבה פעמים מותשים לעייפה. בשיחות הכנה לתהליכי ייעוץ אני שומע הרבה דברים שחוזרים על עצמם, כמו האמירה שיש צורך מתמיד ב-"כיבוי שריפות", או שצריך לדחוף דברים קדימה, או להשגיח מביצוע טעויות, או שיש דברים שאף אחד אחר לא יודע לעשות כמו שצריך, או שקשה להרוויח. המון דברים מגיעים למצב של "דחוף" או "משבר" או "מתסכל". ויש הרבה החלטות מאוד דומות, שחוזרות על עצמן שוב ושוב ושוב, ועדיין הן נוחתות על שולחן בעלי העסק, לקבל את ההחלטה, או לתת את האישור, או החתימה הסופית. וזה לא שאין אנשים, או שאין להם את ההכשרה והיכולת. אנשים חושבים בטעות, שהבעיה היא של "ניהול זמן" או מוטיבציה, או למצוא את האנשים הנכונים. אבל, זה לא. הבעיה היא לא איך לייצר עוד שעות עבודה ביום, או איך לנהל נכון את הזמן, אלא, איך להפוך את העסק למכונה משומנת ויעילה, שפועלת באופן שיטתי

"מערכות מכילות את האמונות הבלתי מבוקרות של יוצריהן" - פראנק הרברט  כל בעל עסק יודע שיותר קל לנהל ולהגיע לתוצאות טובות על בסיס קבוע  בעסק שפועל באופן שיטתי. עסקים שפועלים בשיטתיות רווחיים יותר, יציבים יותר והינם נכסים שניתן לשכפל בהקמת סניפים נוספים, להצמיח, על ידי הגדלת הפעילו העסקית ו/או להעברי לניהול של מנהלים מקצועיים או למכור למשקיעים או בעלים חדשים. עם זאת, למעלה מ-90% מהעסקים לעולם לא מצליחים להגיע לשלב ההתפתחות הזה, בעיקר בגלל היעדר תהליכים ונהלים מוגדרים בבירור למשימות שחוזרות על עצמן בפעילות העסקית. למרות שיצירת מערכת עסקית שיטתית וייעול העסק עשויים לקחת זמן ומאמץ, זו ההשקעה הטובה ביותר שבעל עסק יעשה אי פעם כדי לגרום לעסק להתנהל בצורה חלקה, יעילה ורווחית. במקום לנהל את הפעולות שהעובדים מבצעים, בעסק שיטתי המנהלים דואגים שיהיו תהליכים ונהלי עבודה סדורים, ועוסקים בשיפור התהליכים והדרכה ברוב המכריע של הזמן. מערכת שיטתית היא אוסף של תהליכים סדורים, בהם שלב אחר שלב, מתחילת כל תהליך ועד סופו, ניתן להבטיח עקביות וביצועים אמינים בכל תחום. המשמעות היא לעבוד חכם יותר, לא קשה יו