מיפוי תהליכים עסקיים, שיפור וייעול עם מראה עיניים

"חיים טובים הם תהליך ולא מצב קיום. הם כיוון ולא יעד" - קארל רוג'רס

חברה עסקית היא אוסף של תהליכים.

וכדי שעסק יהפוך לנכס שאפשר לתת לו ערך ולמכור, או כדי שיהיה אפשר להגדיל אותו על ידי הרחבה של הפעילות בהיקפים גדולים יותר, ולהכניס מנהלים בדרכי ביניים באופן אפקטיבי, כל התהליכים צריכים להיות מתועדים ומבוקרים.

בכל עשייה למען מטרה מתקיים תהליך. ככל שהמטרה גדולה יותר והדרך סבוכה יותר, כך קשה יותר לבצע את המשימה באופן יעיל. קשה לתכנן קדימה, לדעת את כל השלבים, את סדר הפעולות והעדיפויות, את המשאבים הנדרשים לכל פעילות, את הזמן, את הכסף, את החומרים, את היכולות הנדרשות ואת שעות העבודה הנדרשות.

מיפוי תהליכים הוא כלי לעשיית סדר וליצירת מצג חזותי, שאיתו ניתן לזהות את כל הנדרש, להגדיר את התהליך ולזהות דרכים לשיפורו.

להורדה חינם חוברת עבודה: להפוך את העסק למערכת שיטתית

השאלות המנחות במיפוי תהליך

עם המידע המתאים ניתן לתכנן ולמפות תהליך שיגשים את המטרה ויהיה מתאים לביצוע חזרתי עם תפוקות ידועות וברות בקרה.

מהו המידע הנכנס לתהליך ממקורות אחרים?

מהם תשומות האנשים והחומר המוכנס לתהליך?

מהם האירועים שמפעילים את תחילת התהליך?

מהן מטרות התהליך?

מהם התפוקות שהתהליך נדרש לספק?

מהם הטכנולוגיות בהם יעשה שימוש בתהליך?

היכן יבוצע התהליך?

היכן מתבצע סיום התהליך?

מיהו הלקוח של התהליך?

מיהו הספק של התהליך?

מתי התהליך מסתיים?

כיצד נקבע איכות התהליך?

אילו החלטות יש לקבל במהלך התהליך?

מהם תתי התהליכים?

מי אחראי על התהליך?

מי מבצע בקרה על התהליך?

מי מתכנן את התהליך?

מי אחראי על שיפור התהליך?

כמה זמן לוקח כל שלב בתהליך?

מי אחראי על כל שלב בתהליך?

כמה עולה לבצע כל שלב בתהליך?

אולי יעניין אותך לקרוא: ספר - המטרה, לעשות כסף עם TOC תורת האילוצים

נקודות מרכזיות לאבחון במיפוי תהליך

צווארי בקבוק - נקודות שבהן מצטברות משימות והתהליך מואט. צווארי בקבוק צריכים להיות מאותרים ומנוהלים, ואם נדרש לטפל, לשפר או למצוא חלופות אחרות.

נקודות מגע עם הלקוח -  אלו נקודות בהן חשוב שתמיד יתקיים סיפוק צרכים וחוויה חיובית. רצוי לפקח על שלבים אלו בתהליך, כי אלו הם הפעמים בהם לקוחות "שופטים" את החברה.

בדיקת הערך של פעילויות - יתכן וצריך להוסיף פעילויות כדי להשלים את התהליך, אך אלה צריכות להיות יעילות ביותר. באותה מידה, נדרש לבטל פעילויות חסרות ערך, ככל האפשר.

אינטראקציה בין מערכות - הזמן בו מידע עובר ממערכת אחת לאחרת, לעיתים קרובות על ידי פעולה אנושית. נדרש להבטיח שהמידע המועבר בין ארגונים או מחלקות היה שימושי, נדרש אמין.

העברת אחריות - ככל שיש יותר העברת אחריות מעובד אחד לאחר במהלך התהליך, כך מתרבות נקודות הכשל האפשריות.

אולי יעניין אותך לקרוא: שלבים בניהול פרויקט אפקטיבי

שיפור התהליך והתייעלות

רוב התהליכים יכולים להיות משופרים ליעילות, חיסכון בזמן ועלות, שיפור האיכות, שיפור חווית הלקוח ועבור מדדים אחרים כנדרש. כאשר בוחנים את ההצעות והאפשרויות לשיפור תהליכים, רצוי לבדוק את הקטגוריות הבאות.

הטבות לארגון - המידה בה הצעת הייעול משפרת את האיכות, חוסכת כסף ושעות עבודה, ומורידה עומס.

משרעת - כמות האנשים, עובדים ולקוחות שעליהם משפיע השיפור

שביעות רצון ארגונית - המידה בה השיפור ישפר את שביעות רצון העובדים

השקעה - הזמן והכסף שיש להשקיע כדי ליצור את השיפור

שביעות רצון לקוחות - המידה בה לקוחות ירגישו את השפעת השיפור ותעלה שביעות רצונם

פשטות היישום - מידת קלות היישום בהתחשב בכמות המעורבים, מתנגדים לשינוי, יכולות הארגון והשפעה על שינוי ארגוני

לא לפספס! קבלו פרקים חדשים ומידע עדכני

לאימייל: לחצו כאן

להתייעצות ב Whatsapp עכשיו   לחצו כאן

לשליחת הודעת Telegram עכשיו לחצו כאן

צרו קשר לתיאום שיחת התייעצות ללא עלות: אימייל

לאוסף הפתגמים על מנהיגות וניהול לחצו כאן

לתוכן העניינים לחצו כאן

לרשימת כל הפרקים לחצו כאן

למידע על ייעוץ, מנטורניג ואימון ליזמים, בעלי עסקים

ומנהלים - לחצו: סטרטגו 360 

צפו בסרטונים ב YouTube   לחצו כאן

התחברו איתי ב Linkedin לחצו כאן

עקבו אחריי ב Instagram לחצו כאן

עקבו אחריי ב Twitter לחצו כאן

עוד על ייעוץ עסקי וחומרים להורדה לעבודה עצמית באתר:

Stratego 360 http://www.stratego360.com/