כללי אצבע לכתיבה ושימוש באימייל

"מבט אחד באימייל יכול לגזול ממך 15 דקות של ריכוז" - ג'קלין ליאו

בהשוואה לשיחת טלפון או הודעת טקסט, אימייל הוא צורת התקשורת האמינה ביותר.  מחקרים הוכיחו שבאימייל אנשים נמנעים מלשקר ולבלף ולרוב מעבירים כמות נכבדת של מידע אמין.

אימיילים נשמרים לרוב למשך שנים ארוכות ומשמשים תעוד קביל לתקשורת בין הצדדים.

חשוב לשמור על כללים נכונים בשימוש באימייל, כדי שישרת אותנו באופן המיטבי.

אם הכתוב לא מתאים להיות מפורסם ברבים, אל תשלח - אימיילים בקלות רבה מועברים הלאה וכן נשמרים לאורך זמן. חשוב להקפיד מבחינת התוכן הנשלח, סגנון הכתיבה וצורת ההתבטאות , שלא יופיע באימייל משהו שיגרום לך מבוכה או נזק במידה ויתפרסם.

אולי יעניין אותך לקרוא: אוסף עצות לתפוקה גבוהה יותר 1-10 

אל תשלח את האימייל מיד כשסיימת לכתוב אותו - חשוב לקרוא את הכתוב לפחות 3 פעמים, ובמצב רגשי מאוזן.  שגיאות כתיב ותחביר מאוד מפחיתות את ערך הכתוב בעיניי הקורא, וניסוחים עילגים מפחיתות את ערך הכותב.

אסור לשלוח אימייל ברגע כעס - להימנע מלשלוח הודעות כעוסות, שכן אימייל תמיד נקרא יותר אגרסיבי מאשר התכוונת לכתוב אותו. זאת כיוון שלא מתווספים אליו הבעות פנים או שינויים במנעד וטוני הקול. רגשות לא עוברים טוב באימייל, ובטח לא ניואנסים. לכן גם כשיש אי הסכמה משמעותית, אפילו סכסוך או יחס לא הולם, חשוב מאוד לכתוב באופן מנומס וצמוד לעובדות ככל האפשר.  כשהאימייל ייקרא כעבור זמן, כבר ישכחו את כל התחושות הרגשיות שהיו בעת כתיבתו, ולעד יהיו לעדות המילים.

הורד חינם את חוברת העבודה: לגלות את הייעוד שלך IKIGAI

לעצב את האימייל שיהיה קל לקריאה - אם אתה רוצה שיקראו את האימייל שכתבת, תעשה ככל הניתן להקל על הקורא. בחירת הפונט, גודל האות וצבעה מאוד משפיעים. גם העמדה, חלוקה לפסקאות וכתיבה תמציתית ויעילה יעשו את האימיילים אפקטיביים יותר.

להימנע מקיצורים ופרצופים - קיצורי מילים ופרצופי אייקון מסייעים בכתיבה מהירה וקצרה של הודעות טקסט, בתחושה של שיחה שוטפת.  אנשים קוראים אימייל כמסמך יותר רשמי, ולכן יש לכתוב בהתאם.

לפתוח את אימייל בציון שם המכותב - אדם או צוות נהיה פתוח וקשוב כאשר פונים אליו בשמו ובאופן מכובד. פניה נכונה מגבירה את הסיכויים שתוכן האימייל יקבל את ההתייחסות הנאותה.

לא לכתב אנשים מיותרים - רוב האנשים לא קוראים אימייל שלא מיועד אליהם ישירות ובנושא שהם יודעים שהם צריכים להתייחס אליו.  קבלת אימיילים מיותרים מטרידה ואף מרגיזה, במידה והושקע מאמץ להתחיל לקרוא וכעבור כמה משפטים הגיע הקורא למסקנה שהתוכן לא מעניין.
עדיף להימנע מלשלוח את האימייל למי שלא חייב לקרוא אותו ולהתייחס.


אולי יעניין אותך לקרוא: אסטרטגיות לשיפור יכולות השיחה שלך

נהל את האימייל, ולא האימייל אותך
כמצוטט מעלה, אימייל בודד יכול לגזול 15 דקות של ריכוז, ולכן שימוש לא מנוהל באימייל מוריד את התפוקה והאפקטיביות. כמו כן, אימיילים נכנסים במועד הנוח לשולך ובסדרי העדיפויות שלו. לכן עליך לנהל את האימייל כך שסידרי העדיפויות ותכנית העבודה שלך יישמרו.  להלן מספר כללים.

1. בטלפון הנייד, לבטל הודעות קופצות וצלצולים על כניסת הודעת אימיילים. (אצלי אין צלצולים והודעות מאף אפליקציה). צפה ברשימת האימיילים באפליקציה באופן יזום, בזמן שמתאים לך.

2. במחשב, בטל הודעות קופצות בכניסת הודעת אימייל.

3. כבה את תוכנת או לשונית האימייל כאשר אינך ממתכנן להשתמש בה.

4. קבע מועדים קבועים לטיפול באימיילים נכנסים. שעות מומלצות 9:00-10:00 ו- 16:00-17:00
פעמיים ביום זה מספיק תכוף כדי לתת שירות וסיוע לאחרים.

5. אל תקרא אימיילים בהם אינך מכותב ראשי

6. אל תענה לאימיילים, בו הצד השני אמור לטפל בעניין בעצמו, או שהם רק לידיעה.

לא לפספס! קבלו פרקים חדשים ומידע עדכני

לאימייל: לחצו כאן

להתייעצות ב Whatsapp עכשיו   לחצו כאן

לשליחת הודעת Telegram עכשיו לחצו כאן

צרו קשר לתיאום שיחת התייעצות ללא עלות: אימייל

לאוסף הפתגמים על מנהיגות וניהול לחצו כאן

לתוכן העניינים לחצו כאן

לרשימת כל הפרקים לחצו כאן

למידע על ייעוץ, מנטורניג ואימון ליזמים, בעלי עסקים

ומנהלים - לחצו: סטרטגו 360 

צפו בסרטונים ב YouTube   לחצו כאן

התחברו איתי ב Linkedin לחצו כאן

עקבו אחריי ב Instagram לחצו כאן

עקבו אחריי ב Twitter לחצו כאן

עוד על ייעוץ עסקי וחומרים להורדה לעבודה עצמית באתר:

Stratego 360 http://www.stratego360.com/

#managementconsulting #executivecoaching #leadership #productivity #strategy
#stratego360 #ceo-360 #ronezer #ronnezer #negotiation #success
#networking #projectmanagement #goals #profit #team #mindfulness
#grit #stoicism #businessstrategy #entrepreneurs #ikigai #startup
#emotionalinteligence #bodylanguage #leanstartup #startupnation
#startup_israel #startup_nation #marketingstrategy #sales #networking