DMAIC לשיפור תהליכים שיטתי

"השינוי לא יבוא אם נחכה לאדם אחר או לזמן אחר. אנחנו האנשים שחיכינו להם. אנחנו השינוי שאנו מחפשים" - ברק אובמה

בנוף העסקי המהיר של היום, להוביל על פני המתחרים ולספק תוצאות תפעוליות ופיננסיות ראויים לציון הוא אתגר מתמיד למנהלים.

עסק הוא אוסף של תהליכים. ומשום כך, האופן בו תהליכים מבוצעים הוא בעל השפעה מכרעת על הביצועים העסקיים.

האם אי פעם תהיתם כיצד לשחרר את הפוטנציאל החבוי בתהליכי הארגון?

האם ילהיב אתכם לגלות אסטרטגיות מוכחות שיכולות להניע יעילות ופריון גבוה, לשפר את רמת האיכות ולהעלות את שביעות רצון הלקוחות?

בפרק הזה תמצאו תשובות.

הפעם אנו מתעמקים בעולם של שיפור תהליכים, עם ערכת כלים המעצימה מנהלים לחולל מהפכה בתפעול של כל מחלקות העסק.

מייעול עבודה ועד אופטימיזציה של ניצול משאבים, אנו בוחנים את הגישות, הפרמטרים והשיטות השונות שיכולות לתדלק את המסע לעבר מצוינות ארגונית.

התכוננו לשחרר את הכוח של שיפור תהליכים ולשנות את הדרך שבה אתם עושים עסקים.

החשיבות של שיפור תהליכים

שיפור תהליכים חשוב מכמה סיבות,

יעילות והפחתת עלויות: שיפור תהליכים עוזר לארגונים להתייעל על ידי ביטול פסולת, צמצום צווארי בקבוק וייעול הפעולות. זה מוביל לחיסכון בעלויות באמצעות ניצול מופחת של משאבים, שיפור הפרודוקטיביות וזרימות עבודה מיטובות.

שיפור איכות: שיפור תהליכים נועד למזער שגיאות, פגמים ושונות בתפוקות. על ידי זיהוי וטיפול בגורמים השורשיים לבעיות איכות, ארגונים יכולים לשפר את איכות המוצר או השירות, וכתוצאה מכך שביעות רצון ונאמנות לקוחות משופרים.

מיקוד בלקוח: שיפור תהליכים מתמקד בהבנה ועמידה בצרכי הלקוח וציפיותיהם. על ידי ניתוח דרישות ומשוב של לקוחות, ארגונים יכולים להתאים את התהליכים שלהם כדי לספק מוצרים או שירותים המתאימים יותר להעדפות הלקוח, מה שמוביל לשביעות רצון ושימור לקוחות גבוהים יותר.

יתרון תחרותי: שיפור תהליכים מתמיד מאפשר לארגונים להישאר לפני המתחרים שלהם. על ידי חיפוש מתמיד אחר דרכים לשיפור היעילות, האיכות וחווית הלקוח, ארגונים יכולים לבדל את עצמם בשוק ולשמור על יתרון תחרותי.

חדשנות ויכולת הסתגלות: שיפור תהליכים מעודד חדשנות ומטפח תרבות של למידה והתנסות בתוך ארגונים. היא מאפשרת זיהוי ויישום של רעיונות חדשניים, טכנולוגיות חדשות ושיטות עבודה מומלצות המניעות צמיחה, הסתגלות וחוסן מול דינמיקת השוק המשתנה.

מעורבות והעצמת עובדים: שיתוף העובדים ביוזמות לשיפור תהליכים מעצימה אותם לתרום מהידע והמומחיות שלהם. שיתוף העובדים בפתרון בעיות וקבלת החלטות משפר את שביעות הרצון שלהם בעבודה, מטפח תחושת בעלות ומעודד חשיבה לשיפור מתמיד בכל הארגון.

הפחתת סיכונים: שיפור תהליכים עוזר לזהות ולהפחית סיכונים הקשורים להיבטים שונים של הפעילות. על ידי טיפול יזום בפרצות, ארגונים יכולים לשפר את החוסן התפעולי, לצמצם שגיאות ולמזער את הסבירות לשיבושים יקרים או בעיות ציות.

פרק שיעניין אותך:   הדרך להפוך שירותים למוצרים כדי להגיע ליציבות ורווחיות

מתי צריך לשפר תהליכים

יש לשקול ביצוע יוזמה לשיפור תהליכים במצבים הבאים,

בעיות בביצועים: כאשר יש בעיות ביצועים משמעותיות כגון פרודוקטיביות נמוכה, שיעורי שגיאה גבוהים, זמני מחזור ארוכים, תלונות לקוחות או אינדיקטורים אחרים של חוסר יעילות תהליכים או תוצאות נמוכות. שיפור תהליכים יכול לעזור לזהות ולטפל בגורמים השורשיים לבעיות אלו כדי לשפר את הביצועים.

חוסר שביעות רצון לקוחות: כאשר יש ירידה בשביעות רצון הלקוחות, עלייה בתלונות לקוחות או אובדן לקוחות. שיפור תהליכים יכול להתמקד בהבנת צרכי הלקוח וציפיותיהם, שיפור חווית הלקוח ושיפור איכות המוצר או השירות כדי להחזיר את אמון הלקוחות ונאמנותם.

חוסר יעילות תפעולית: כאשר יש חוסר יעילות בפעולות, כגון משימות מיותרות או ללא ערך מוסף, צווארי בקבוק תכופים, עבודה חוזרת מוגזמת או עיכובים בזרימת התהליך. שיפור תהליכים יכול לעזור לייעל את התפעול, למנוע בזבוז ולייעל את זרימות העבודה כדי לשפר את היעילות ואת ניצול המשאבים.

שינויים בסביבה העסקית: כאשר יש שינויים בסביבה העסקית כגון טכנולוגיות חדשות, שינויים בשוק, עדכונים רגולטוריים או לחצים תחרותיים. שיפור תהליכים יכול לאפשר לארגונים להסתגל לשינויים הללו, לאמץ חדשנות ולנצל הזדמנויות חדשות.

תרבות שיפור מתמיד: כאשר יש מחויבות לטפח תרבות של שיפור ולמידה מתמשכים בתוך הארגון. שיפור תהליכים הופך לפרקטיקה מתמשכת כדי להניע חדשנות, להעצים עובדים ולשפר ללא הרף את התפעול והתוצאות.

יעדים אסטרטגיים: כאשר יש התמקדות אסטרטגית בהשגת יעדים ספציפיים כגון הפחתת עלויות, שיפור איכות, הרחבת שוק או מצוינות תפעולית. שיפור תהליכים יכול ליישר קו עם יעדים אלו ולספק גישה מובנית להשגת התוצאות הרצויות.

הצעות עובדים: כאשר עובדים מספקים משוב או הצעות לשיפור תהליכים. התובנות והחוויות מהשורה הראשונה שלהם יכולים להיות בעלי ערך בזיהוי אזורים לשיפור ויצירת רעיונות חדשניים.

חשוב לציין ששיפור תהליכים הוא מסע מתמשך וניתן לבצעו באופן יזום כדי לשמור על יתרון תחרותי או באופן תגובתי בתגובה לבעיות שזוהו. הערכה והערכה שוטפת של תהליכים יכולים לסייע בזיהוי הזדמנויות לשיפור ולהבטיח שארגונים יישארו זריזים, יעילים ומתאימים לצרכי הלקוחות ולדרישות השוק.

פרק שיעניין אותך:   חוקי משחק יוצרים צוותים מצטיינים

איתור תהליכים לשיפור

כאשר מחליטים על איזה תהליך לעבוד ולשפר, מנהלי עסקים יכולים לשקול את הגורמים הבאים להנחיית קבלת ההחלטות,

התאמה אסטרטגית: הערכת היעדים האסטרטגיים וסדרי העדיפויות של העסק. זיהוי תהליכים בעלי השפעה ישירה על השגת יעדים אלו או שהם קריטיים להצלחת הארגון. התמקדו בתהליכים המתואמים עם החזון והיעדים הכוללים של העסק.

השפעה על הלקוח: נתח את התהליכים המשפיעים ישירות על חווית הלקוח. זהה תהליכים שהם חיוניים במתן ערך ללקוחות או שיש להם השפעה משמעותית על שביעות רצון הלקוחות. תעדוף תהליכים שיכולים לשפר את חווית הלקוח ולהבדיל את העסק מהמתחרים.

מדדי ביצוע: הערך את מדדי הביצועים ואת מדדי הביצועים העיקריים (KPI) הקשורים לתהליכים שונים. זיהוי תהליכים שאינם מתפקדים או אינם עומדים ביעדים. התמקד בתהליכים שבהם לשיפורים יכולה להיות השפעה מהותית על הביצועים הכוללים, היעילות, האיכות או הפחתת העלויות.

מורכבות התהליכים: שקול את המורכבות והתלות ההדדית של תהליכים שונים. זהה תהליכים שהם מורכבים מאוד, כוללים מסירות מרובות, או שהם מועדים לצווארי בקבוק או שגיאות. שיפור תהליכים אלו יכול להוביל לרווחי יעילות משמעותיים ולהפחית סיכונים או עיכובים בזרימת העבודה הכוללת.

משוב ומומחיות עובדים: חפש קלט מעובדים שעובדים ישירות עם התהליכים. לעתים קרובות יש להם תובנות חשובות לגבי חוסר יעילות בתהליך, נקודות כאב ואזורים לשיפור. לערב את העובדים בתהליך קבלת ההחלטות ולשקול את המומחיות וההצעות שלהם.

סיכונים עסקיים ותאימות: הערכת תהליכים המהווים סיכונים משמעותיים לעסק או הכפופים לדרישות ציות. זהה תהליכים שבהם שיפורים יכולים לשפר את ניהול הסיכונים, להבטיח ציות לרגולציה או להפחית שיבושים תפעוליים אפשריים.

היתכנות ומשאבים: הערכת היתכנות של שיפור תהליכים שונים בהתבסס על משאבים זמינים, מומחיות ומגבלות זמן. קחו בחשבון את המורכבות של השיפורים הנדרשים, את זמינות הטכנולוגיה או הכלים הדרושים ואת ההחזר הפוטנציאלי על ההשקעה.

על ידי התחשבות בגורמים אלו, מנהלי עסקים יכולים לתעדף ולבחור את התהליכים שיהיו בעלי ההשפעה הגדולה ביותר על היעדים האסטרטגיים של הארגון, שביעות רצון הלקוחות, מדדי הביצועים והיעילות הכוללת. חשוב לגשת לשיפור תהליכים בגישה מובנית ושיטתית כדי להבטיח הקצאה יעילה של משאבים ולמקסם את התועלת לעסק.

פרק שיעניין אותך:   הדרך שתאפשר לבעל עסק לצאת לחופשה ארוכה

דברים לשיפור בתהליכים

ישנן דרכים ופרמטרים שונים שבאמצעותם ניתן לשפר תהליך. להלן כמה גישות ופרמטרים נפוצים שיש לשקול,

יעילות ופרודוקטיביות:

• ייעול זרימות עבודה וביטול פעילויות שאינן בעלות ערך מוסף.
• הפחתת זמן מחזור התהליך וזמן ההובלה.
• אוטומציה של משימות ידניות והטמעת פתרונות טכנולוגיים.
• שיפור הקצאת משאבים וניצול.
• שיפור תכנון יכולת וניהול משאבים.

איכות והפחתת שגיאות:

• יישום אמצעי בקרת איכות וטכניקות הגנה כנגד שגיאות.
• שיפור תיעוד תהליכים ונהלי הפעלה סטנדרטיים (SOPs).
• ביצוע ניתוח שורשי כדי לזהות ולטפל בגורמים הבסיסיים לטעויות או פגמים.
• ביצוע בדיקות ובדיקות אבטחת איכות בשלבי תהליך קריטיים.
• יישום טכניקות בקרת תהליכים סטטיסטיים (SPC) לניטור ושמירה על איכות.

חווית לקוח:

• זיהוי והבנת צרכי הלקוח וציפיותיו.
• שילוב משוב ותובנות של לקוחות בעיצוב התהליך.
• שיפור זמני תגובה והפחתת זמני המתנה של לקוחות.
• שיפור ערוצי תקשורת ומעורבות לקוחות.
• התאמה אישית והתאמה אישית של תהליכים כדי לענות על העדפות הלקוח האישיות.

הפחתת עלויות:

• זיהוי וביטול פסולת בתהליכים (למשל, ייצור יתר, עודף מלאי, תנועה מיותרת, זמן המתנה).
• אופטימיזציה של הקצאת משאבים והפחתת חוסר יעילות במשאבים.
• ניהול משא ומתן על תנאים נוחים עם ספקים או בחינת חלופות לחסכון בעלויות.
• יישום שיטות יעילות באנרגיה או יוזמות ידידותיות לסביבה.
• ניתוח מניעי עלויות ויישום אסטרטגיות ממוקדות להפחתת עלויות.

גמישות והסתגלות:

• עיצוב מחדש של תהליכים כך שיהיו זריזים יותר ויענו לדרישות השוק המשתנות.
• הטמעת שיטות ייצור או אספקת שירות גמישות.
• בניית מדרגיות ומודולריות לתהליכים כדי להתאים לתנודות בביקוש.
• שיפור שיתוף פעולה בין תפקודי ושיתוף מידע.
• יישום שיטות שיפור מתמיד כדי לטפח תרבות של חדשנות ויכולת הסתגלות.

רגולציה וניהול סיכונים:

• הבטחת תהליכים תואמים לתקנות ולתקנים הרלוונטיים.
• הטמעת בקרות ואמצעי הגנה כדי להפחית סיכונים ופגיעות.
• ביצוע הערכות סיכונים ויישום אסטרטגיות הפחתת סיכונים.
• שיפור אמצעי אבטחת מידע ופרטיות.
• ניטור והבטחת עמידה בדרישות משפטיות, אתיות וספציפיות לתעשייה.

מעורבות ופיתוח עובדים:

• שיתוף עובדים ביוזמות לשיפור תהליכים והעצמתם לתרום רעיונות והצעות.
• מתן הזדמנויות הדרכה ופיתוח מיומנויות לשיפור יכולות העובדים.
• טיפוח תרבות של שיתוף פעולה, למידה ושיפור מתמיד.
• הכרה ותגמול תרומות עובדים לשיפור תהליכים.
• הקמת לולאות משוב ומנגנונים לקלט והשתתפות עובדים.

אלו רק חלק מהדרכים והפרמטרים שבאמצעותם ניתן לשפר תהליך. הגישה והפרמטרים הספציפיים שייבחרו יהיו תלויים באופי התהליך, במטרות הארגון ובאזורים שזוהו לשיפור. ניתוח מקיף של המצב הנוכחי של התהליך וגישה שיטתית לשיפור, כגון DMAIC או Lean Six Sigma, יכולים לסייע בזיהוי האסטרטגיות והפרמטרים היעילים ביותר לשיפור.

להורדה חינם חוברת עבודה: להפוך את העסק למערכת שיטתית

שיטת DMAIC

שיטת שיפור התהליכים DMAIC היא גישה שיטתית המשמשת בעולם Six Sigma לפתרון בעיות ושיפור תהליכים. DMAIC ראשי תיבות של הגדרה, מדידה, ניתוח, שיפור ובקרה, שהם חמשת השלבים של המתודולוגיה. להלן סקירה קצרה של כל שלב,

הגדרה Define: בשלב זה, יעדי הפרויקט ויעדיו מוגדרים בבירור. מזוהה הבעיה או ההזדמנות לשיפור, ונקבע היקף הפרויקט. צוות הפרויקט מתגבש, ומבססים את הדרישות והציפיות של הלקוחות.

מדידה Measure: בשלב זה נאספים נתונים כדי לכמת את הביצועים הנוכחיים של התהליך. מזוהים מדדי תהליכים מרכזיים, הידועים גם כאינדיקטורים לביצועי מפתח (KPI). הנתונים נאספים באמצעות מדידות וניתוח, וניתן ליצור מפות תהליכים ותרשימי זרימה כדי להבין טוב יותר את התהליך.

ניתוח Analyze: בשלב זה, הנתונים שנאספו מנותחים כדי לזהות את שורשי הבעיות או הבעיות בתהליך. כלי ניתוח וטכניקות שונות משמשים לקביעת מקורות השונות ולזיהוי הזדמנויות לשיפור. שלב זה כולל שימוש בשיטות סטטיסטיות לזיהוי מגמות, דפוסים וקשרים בנתונים.

שיפור Improve: בשלב זה נוצרים פתרונות פוטנציאליים לטיפול בסיבות השורש שזוהו בשלב הקודם. מפגשי סיעור מוחות וטכניקות יצירתיות אחרות לפתרון בעיות משמשות ליצירת רעיונות. הפתרונות הטובים ביותר נבחרים, וניתן לבצע ניסויים או סימולציות כדי לאמת את היעילות של השיפורים המוצעים.

בקרה Control: בשלב הסופי מופעלות מערכות בקרה ובקרה כדי להבטיח שהשיפורים נשמרים לאורך זמן. נקבעים נהלי תפעול סטנדרטיים, ומיושמים מדדים ובקרה מתאימים למעקב אחר ביצועי התהליך. המטרה היא לשמור על המצב המשופר ולמנוע מהתהליך לחזור למצבו הקודם.

פרק שיעניין אותך:   הדרך להנדס מחדש תהליכים עסקיים BPR

הגדרה Define

מדריך לביצוע שלב "הגדר" של שיטת שיפור התהליכים DMAIC,

שלב 1: זהה את הבעיה או ההזדמנות: הגדירו בבירור את הבעיה או ההזדמנות לשיפור שברצונכם לטפל בה. זו יכולה להיות בעיית תהליך, תלונת לקוח או תחום עם פוטנציאל לאופטימיזציה.

שלב 2: קבע יעדים ויעדים של הפרויקט: הגדירו יעדים ויעדים ספציפיים שברצונכם להשיג באמצעות פרויקט השיפור. ודא כי יעדים אלו עולים בקנה אחד עם היעדים הכוללים של הארגון וניתנים למדידה.

שלב 3: הקמת צוות פרויקט: הרכיב צוות חוצה תפקודי של אנשים שיתרמו לפרויקט. כלול נציגים ממחלקות או תחומים שונים המושפעים מהתהליך.

שלב 4: הגדר את היקף הפרויקט: קבע את הגבולות והיקפו של הפרויקט. זהה מה ייכלל ומה ייכלל בפרויקט, כמו גם כל אילוצים או מגבלות שעשויים להשפיע על מאמצי השיפור.

שלב 5: זיהוי בעלי עניין ודרישותיהם: זיהוי מחזיקי עניין מרכזיים המושפעים מהתהליך ואסוף את הדרישות והציפיות שלהם. זה כולל הן מחזיקי עניין פנימיים (עובדים, מנהלים) והן מחזיקי עניין חיצוניים (לקוחות, ספקים).

שלב 6: פתח אמנת פרויקט: צור אמנת פרויקט שמסכמת את המידע שנאסף בשלבים הקודמים. האמנה צריכה לכלול את הצהרת הבעיה, יעדי הפרויקט, היקף, חברי צוות, ציר זמן, וכל משאבים ראשוניים או תמיכה הדרושים לפרויקט.

שלב 7: השגת תמיכה ואישור ההנהלה: הצג את אמנת הפרויקט לבעלי עניין רלוונטיים ובקש תמיכה ואישור ההנהלה. זה מבטיח שהפרויקט מקבל את המשאבים, הסמכות והרכישה הדרושים כדי להמשיך במאמצי השיפור.

פרק שיעניין אותך:   הדרך להצמיח עסק עם מנהלי ביניים

מדידה Measure

מדריך לביצוע שלב ה"מדידה" של שיטת שיפור התהליכים DMAIC,

שלב 1: זהה את מדדי המפתח: קבע את המדדים הספציפיים שישמשו למדידת ביצועי התהליך. מדדים אלו צריכים להתאים למטרות וליעדי הפרויקט שזוהו בשלב ההגדרה. דוגמאות למדדים כוללות זמן מחזור, שיעור פגמים, ציוני שביעות רצון לקוחות או כל מדידה רלוונטית אחרת.

שלב 2: איסוף נתונים: קבע את שיטות איסוף הנתונים והכלים שישמשו לאיסוף הנתונים הנדרשים. זה עשוי לכלול מדידות ישירות, דגימה, סקרים או גישה למקורות נתונים קיימים. ודא שהנתונים שנאספים מדויקים, רלוונטיים ומייצגים את התהליך המנותח.

שלב 3: פתח תוכנית איסוף נתונים: צור תוכנית המתארת את הפרטים של איסוף הנתונים. ציין את שיטות איסוף הנתונים, התדירות, גודל המדגם והאנשים האחראים לאיסוף הנתונים. שקול את כל האתגרים או המגבלות הפוטנציאליים באיסוף הנתונים וטפל בהם באופן יזום.

שלב 4: איסוף הנתונים: בצע את תוכנית איסוף הנתונים ואסוף את הנתונים הדרושים לפי השיטות והלוח הזמנים שהוגדרו. ודא שהנתונים נאספים באופן עקבי ומדויק, תוך מזעור הטיות או שגיאות פוטנציאליות.

שלב 5: אמת את הנתונים: סקור את הנתונים שנאספו לצורך שלמות, דיוק ואמינות. זהה חריגים, חוסר עקביות או נקודות נתונים חסרות. אמת את הנתונים כדי להבטיח את שלמותם לפני שתמשיך בניתוח.

שלב 6: ניתוח הנתונים: השתמש בטכניקות סטטיסטיות ואנליטיות מתאימות כדי לנתח את הנתונים שנאספו. זה עשוי לכלול חישוב ממוצעים, אחוזים, סטיות תקן, ביצוע ניתוח רגרסיה או שימוש בשיטות סטטיסטיות אחרות בהתאם לאופי הנתונים ולמטרות הפרויקט. חפש דפוסים, מגמות ויחסים בנתונים.

שלב 7: תיעוד תוצאות המדידה: סכמו ותעדו את הממצאים מניתוח הנתונים. הצג את תוצאות המדידה באמצעות תרשימים, גרפים או טבלאות כדי להעביר את המידע בצורה יעילה. כלול תצפיות מפתח ותובנות שהושגו מהניתוח שיסייעו ליידע את השלבים הבאים של תהליך ה-DMAIC.

פרק שיעניין אותך:   הדרך להבין ולפתור דחיינות

ניתוח Analyze

מדריך לביצוע שלב "ניתוח" של שיטת שיפור התהליכים DMAIC,

שלב 1: סקירת תוצאות המדידה: התחל בסקירת הנתונים ותוצאות המדידה שנאספו בשלב ה"מדידה". לוודא שהנתונים מדויקים ומהימנים, ולקבל הבנה מקיפה של המצב הנוכחי של התהליך.

שלב 2: זיהוי סיבות שורש פוטנציאליות: סיעור מוחות והפק רשימה של סיבות שורש פוטנציאליות שעשויות לתרום לבעיה שזוהתה או לבעיות ביצועים. השתמש בכלים כמו דיאגרמות סיבה ותוצאה (הידוע גם בשם דיאגרמות עצם דג או Ishikawa) כדי למפות חזותית סיבות אפשריות בקטגוריות שונות.

שלב 3: תעדוף סיבות שורש פוטנציאליות: העריך ותעדף את גורמי השורש הפוטנציאליים על סמך המשמעות וההשפעה שלהם על הבעיה. השתמש בטכניקות כמו ניתוח פארטו כדי לזהות את הסיבות החיוניות המועטות שתורמות לרוב הבעיות.

שלב 4: איסוף נתונים נוספים במידת הצורך: אם אין מספיק נתונים או ראיות כדי לתמוך בסיבות השורש הפוטנציאליות שזוהו, שקול לאסוף נתונים נוספים או לערוך ניסויים כדי לאסוף מידע נוסף. זה עשוי לכלול מדידות ממוקדות, תצפיות או בדיקות ספציפיות.

שלב 5: ניתוח נתונים ובצע ניתוח שורש: נתח את הנתונים שנאספו בשלבים הקודמים כדי לקבוע את גורמי השורש האמיתיים לבעיה. השתמש בשיטות אנליטיות מתאימות כגון בדיקת השערות, ניתוח סטטיסטי או טכניקות כריית נתונים כדי לחשוף דפוסים, מתאמים ויחסים.

שלב 6: אימות סיבות השורש: אמת את גורמי השורש שזוהו על ידי הבטחה שהם קשורים באופן הגיוני ועובדתי לבעיה. השתמש בטכניקות כמו 5 למה או ניתוח למה-למה כדי להעמיק בכל גורם שזוהה ולאמת את תקפותו.

שלב 7: סיכום ממצאים והפק תובנות: סכם את הממצאים מניתוח השורש. תעדו את גורמי השורש שזוהו, העדויות התומכות שלהם ואת התובנות המרכזיות שהושגו מהניתוח. תובנות אלו ישמשו בסיס לפיתוח פתרונות יעילים בשלבים הבאים של תהליך ה-DMAIC.

פרק שיעניין אותך:   הדרך להגשים חלום של עסק על טייס אוטומטי

שיפור Improve

מדריך לביצוע שלב ה"שיפור" של שיטת שיפור התהליכים DMAIC,

שלב 1: יצירת רעיונות לשיפור: סיעור מוחות ויצירת מגוון רחב של פתרונות פוטנציאליים ורעיונות שיפור כדי לטפל בגורמים השורשיים שזוהו משלב ה"ניתוח" הקודם. עודדו יצירתיות וערבו חברי צוות ובעלי עניין בעלי נקודות מבט מגוונות.

שלב 2: הערכת רעיונות שיפור ותעדף אותם: העריכו את רעיונות השיפור שנוצרו על סמך היתכנותם, השפעתם הפוטנציאלית, דרישות המשאבים והתאמתם ליעדי הפרויקט. תעדוף את הרעיונות כדי להתמקד באלה עם הפוטנציאל הגבוה ביותר להצלחה ולהשפעה.

שלב 3: פתח תוכניות שיפור מפורטות: עבור רעיונות השיפור שנבחרו, פתח תוכניות מפורטות המתארות את הפעולות, המשימות, המשאבים ולוחות הזמנים הספציפיים הנדרשים ליישום. ודא שהתכניות ברורות, ניתנות לפעולה ומתואמות למטרות ויעדי הפרויקט.

שלב 4: יישום תוכניות השיפור: הפעל את תוכניות השיפור. להקצות אחריות לחברי הצוות ולבעלי העניין, לתקשר את התוכניות והציפיות בצורה ברורה, ולעקוב אחר התקדמות היישום. עקוב אחר אתגרים או מחסומים שנתקלים במהלך תהליך היישום.

שלב 5: ביצוע ניסויים ובדיקות פיילוט: אם הדבר אפשרי, בצע ניסויים או בדיקות פיילוט כדי לאמת את היעילות של השיפורים המוצעים. זה מאפשר בדיקה וחידוד הפתרונות בקנה מידה קטן יותר לפני יישום בקנה מידה מלא. אסוף נתונים ומשוב במהלך הניסויים כדי להעריך את ההשפעה של השינויים.

שלב 6: ניטור ומדידת התוצאות: ניטור ומדידה מתמשכת של הביצועים של התהליך המשופר באמצעות המדדים וה-KPI שזוהו. השווה את התוצאות לנתוני הבסיס שנאספו בשלב "מדידה" כדי לקבוע את יעילות השיפורים שיושמו. בצע התאמות לפי הצורך.

שלב 7: תיעוד ושתף את הלקחים שנלמדו: תעד את התוצאות, הלקחים שנלמדו ושיטות העבודה המומלצות שנגזרו ממאמצי השיפור. ללכוד כל תובנות או ידע שנרכשו במהלך תהליך היישום. שתף מידע זה עם בעלי עניין רלוונטיים כדי להקל על הלמידה ולתמוך ביוזמות שיפור עתידיות.

פרק שיעניין אותך:   סכנות ופתרונות למצב "כיבוי שריפות" מתמשך

בקרה Control

מדריך לביצוע שלב ה"בקרה" של שיטת שיפור התהליכים DMAIC,

שלב 1: פתח תוכניות בקרה: פתח תוכניות בקרה מפורטות המתארות את הפעולות והאמצעים הדרושים כדי לקיים את השיפורים שהושגו בשלב ה"שיפור". תוכניות אלו צריכות לכלול אמצעי בקרה ספציפיים, פעילויות ניטור תהליכים ושיטות לטיפול בכל חריגה או בעיה פוטנציאלית.

שלב 2: קבעו מדדי ביצועים: הגדר את מדדי הביצועים שישמשו למעקב והערכת הביצועים המתמשכים של התהליך המשופר. מדדים אלה צריכים להתאים למטרות ויעדי הפרויקט ולספק תובנות משמעותיות לגבי האפקטיביות והיעילות של התהליך.

שלב 3: הטמעת מערכות ניטור: הטמעת מערכות ותהליכים לניטור ביצועי התהליך המשופר באופן שוטף. זה עשוי לכלול איסוף נתונים בזמן אמת, התראות אוטומטיות, סקירות תקופתיות או כל שיטה מתאימה אחרת כדי להבטיח זיהוי בזמן של חריגות או בעיות.

שלב 4: קבעו גבולות בקרה: הגדר גבולות או סף שליטה מתאימות עבור מדדי הביצועים. מגבלות אלו מגדירות את טווח השונות המקובל בביצועי התהליך. חריגות מעבר למגבלות אלו צריכות לעורר פעולות מתקנות או חקירות כדי לטפל בסיבות הבסיסיות.

שלב 5: עריכת ביקורות וסקירות סדירות: ערכו ביקורות וסקירות קבועות של התהליך המשופר כדי להעריך את עמידתו בתוכניות הבקרה ומדדי הביצועים שנקבעו. זה כולל סקירת תיעוד התהליך, ביצוע הליכי תהליכים ושיתוף מחזיקי עניין כדי להבטיח תאימות וזיהוי אזורים לשיפור.

שלב 6: בצעו פעולות מתקנות: כאשר מזוהות חריגות או בעיות, יש ליישם פעולות מתקנות באופן מיידי. נתח את שורשי הסטיות ונקוט בצעדים מתאימים כדי לטפל בהן. זה עשוי להיות כרוך בהתאמות תהליכים, הדרכה נוספת, שינויים בנהלים, או כל פעולה נחוצה אחרת כדי להחזיר את התהליך לגבולות השליטה.

שלב 7: שיפור מתמיד ואופטימיזציה: שמרו על חשיבה של שיפור מתמיד וחפשו הזדמנויות לייעל את התהליך עוד יותר. אסוף משוב מבעלי עניין, נתח נתוני ביצועים ועודד שיתוף רעיונות ושיטות עבודה מומלצות. השתמש במידע זה כדי לחדד את תוכניות הבקרה, לשפר את מדדי הביצועים ולהניע שיפור מתמשך.

מזהים את הפוטנציאל בייעול תהליכים בעסק? בטוח שיש כאלו!

כדאי להתחיל כבר עכשיו לאבחן ולזהות את התהליכים שרצוי לשפר ולהכין תכנית לביצוע.

אוכל לסייע לכם בזה.

צרו קשר בהקדם!

לא לפספס! הרשמו לקבל פרקים חדשים ומידע עדכני

לאימייל: לחצו כאן

 

צרו קשר!

לשליחת Whatsapp בקליק   לחצו כאן

 

צרו קשר לתיאום שיחת התייעצות ללא עלות: אימייל

 

לאוסף הפתגמים על מנהיגות וניהול לחצו כאן

לתוכן העניינים לחצו כאן

לרשימת כל הפרקים לחצו כאן

 

אתר מפורט על ייעוץ, מנטורניג ואימון ליזמים, בעלי עסקים

ומנהלים - לחצו: סטרטגו 360 

 

עקבו אחרי פרקים חדשים ב Instagram  לחצו כאן

 

צפו בסרטונים ב YouTube   לחצו כאן

התחברו איתי ב Linkedin לחצו כאן

 

עקבו אחריי ב Twitter לחצו כאן

 

עוד על ייעוץ עסקי וחומרים להורדה לעבודה עצמית באתר:

Stratego 360 http://www.stratego360.com/