Kaizen קייזן - תשפר ותעשה את השינויים הטובים

"איננו יכולים להפוך למה שאנו רוצים להיות, ללא שינוי מה שהננו כיום" - מק דה פרי

אנו רגילים להיות עמוסים מעל הראש.

לא רק בעבודה, אלא בכלל תחומי החיים, נראה שאיננו מספיקים. ומרשימות המשימות, האפליקציות שאנחנו משתמשים בהן כדי לארגן ולתזמן והטיפים שאנו אוספים מכל מקור אפשרי, לא מרגישים הרבה התקדמות.

גם כשמשימה מושלמת איננו בטוחים אם ביצוענו אותה באופן הנכון, היעיל והחסכני ביותר בזמן ובמשאבים.

הדרך הנכונה להתייעל ולשפר את הביצועים של העסק הוא אחד האתגרים הנפוצים ביותר בעבודה שלי עם חברות ובעלי עסקים. ובמיוחד חשוב לשלב את הדברים עם דגש על שיפור הרווחיות, כך שההשקעה בשיפורים תחזק את העסק ותחזיר את עצמה עם תשואה יפה.

פילוסופיית קייזן, הגיעה מעולם הזן היפני, אומצה בתעשייה כחלק ממתודולוגיית LEAN וקיום עוברת לתחומי פעילות רבים כיצירה, תכנון ושירות.

פרק שיעניין אותך: שישה צעדים לתכנית התייעלות ושיפור איכות

צעדים קטנים
בפילוסופיית קייזן אנו מאמינים כי ניתן לשפר כל דבר וכל תהליך, על ידי ביצוע רצף מתמשך של שינויים קטנים.
בתהליך נשפר תפוקה, איכות, בטיחות ויעילות על ידי ביצוע צעדים קטנים, בטוחים, מועטי סיכון ויחסית קלים ליישום. תוך כדי כך ניפתר מפעולות ומחומר שביצענו ובהם השתמשנו אך לא ממש תרמו להשגת המטרה, ונהפוך תהליכים לפשוטים ויעילים יותר.
בעשיית צעדים קטנים ומובנים אנו מונעים את התגובה המובנת אצל אנשים למצבי חירום או סכנה, לחימה או מנוסה, ובמקום מאפשרים בחינה הגיונית וניסוי בפועל עם פחות חשש וחרדה.

פרק שיעניין אותך: טעויות תפיסתיות בניהול זמן 

4 טיפים ליישום
- להתחיל בקטן - יותר קל לחשוב על צעדים קטנים ויותר קל ליישם ואנשים מגלים פחות התנגדויות.
   שינויים קטנים בתדירות קבועה, יוצרים עם הזמן השפעה גדולה
- הגדרת תהליכים - עבור משימות ופעולות שחוזרות על עצמם יש להגדיר תהליך. לאחר שהתהליך
  מוגדר, יש לבחון אם הוא יעיל, חסכוני ומגשים את המטרה ובצורה טובה. במידה ולא, התהליך
  משמש בסיס לשינויים.
 - לחדש כל הזמן - הסביבה, המוצרים, החומרים, התכנונים, המתחרים, היעדים, המשאבים והעובדים
   משתנים כל הזמן. לכן כל תהליך בארגון יכול תמיד לשמש בסיס לחידושים ושינויים שיתאימו אותו
   למצב הקיים ויעשו אותו אפקטיבי, יעיל וחסכוני יותר.
- להיפטר מבזבוז - כל פעולה, חומר, תהליך, רכישה או תשומה שלא תורמת באופן ישיר להצלחת
  התהליך, הארגון והגדלת הרווחיות, היא בזבוז. כולל בזבוז כסף, שעות עבודה או זמן המתנה.
  בכל עת יש לכלול בצעדי השיפור איתור, מניעה וחיסול בזבוז.

להורדה חינם חוברת עבודה: להפוך את העסק למערכת שיטתית

תהליך קייזן
- צוות נבחר מצומצם - כולל עובדים שמפעילים את התהליך שמטופל, נציגים מהנהלה, הנדסה,
  תפעול וכו' שמכירים היטב את התהליך או ממחים לחלק ממנו. הצוות צריך להיות קטן ואינטימי
  כ 4-10 אנשים.
- בחירת הזדמנות לשיפור לטיפול - יש להתמקד בעניין אחד מצומצם כגון בזבוז, בעיית איכות וכד'
  אשר אינה נובעת ממקור ידוע ושלא ניתן לצוות לשנות (כגון ציוד לא מתאים, הכשרת עובדים לא
  מתאימה או ציפיית לקוח לא מתאימה, הידועים מראש)
- איסוף נתונים - את הנתונים לבחינת ההזדמנות, תיעוד התהליכים, מידע על המשתתפים בו ותוצאות
  כמות ואיכות העבודה יתנו לצוות מידע שיאפשר את בחינת התהליך, והגדרת המדדים לשיפור.
- סיעור מוחות והצעות לשיפור - הצוות ביחד, עם ראש פתוח וגישה חיובית למציאת פתרונות, מעלה
  את כל הרעיונות האפשריים לבחינה, לטיפול ולפתרון, ונעשית בחירה משותפת של המועמד המתאים
  ביותר ליישום.
- בחינת יישום בזירת העבודה GEMBA - הצוות, בסיוע כלל העובדים והמעורבים בתהליך שנבחן,
  פועלים ליישם את ההמלצה לשיפור בפועל.
- בחינת התוצאות ותיעוד התהליך החדש - לאחר תופה קצרה נבחנת האפקטיביות של הפתרון
  ובמידה שהוחלט שמוצלח וניתן ליישב בקביעות, נעשה תיעוד מפורט והנחיה לביצוע.
- מצגת ופרסום הפרויקט והתוצאות לנוגעים בדבר - בפגישה קצרה מציגים את הבעיה המקורית,
  תהליך העבודה, היישום והתיעוד, כך שהשינוי ידוע לכולם, ההצלחה מוכרת ונבנית מוטיבציה לתהליך
  דומה במועד קרוב.

פרק שיעניין אותך: אוסף עצות לתפוקה גבוהה יותר 1-10

הנחיות לצוות קייזן
- היו פתוחים לשינויים
- היו בגישה חיובית שניתן לעשות שיפור
- לא לטייח ולהסתיר חוסר הסכמה
- לא להאשים, אלא למצוא פתרונות
- לנהוג באחרים בכבוד
- לכל משתתף קול אחד, אין משמעות לתפקידים ומעמד בארגון
- כל שאלה מוצדקת ורצויה
- רצוי ליהנות מהתהליך
- להבין היטב את התהליך
- פשוט ליישם את ההמלצות, ללא היסוס

לא לפספס! קבלו פרקים חדשים ומידע עדכני

לאימייל: לחצו כאן

לשליחת הודעת Whatsapp עכשיו   לחצו כאן

לשליחת הודעת Telegram עכשיו לחצו כאן

צרו קשר לתיאום שיחת התייעצות ללא עלות: אימייל

לאוסף הפתגמים על מנהיגות וניהול לחצו כאן

לתוכן העניינים לחצו כאן

לרשימת כל הפרקים לחצו כאן

למידע על ייעוץ, מנטורניג ואימון ליזמים, בעלי עסקים ומנהלים
- לחצו: סטרטגו 360 

צפו בסרטונים ב YouTube   לחצו כאן

התחברו איתי ב Linkedin לחצו כאן

עקבו אחריי ב Instagram לחצו כאן

עקבו אחריי ב Twitter לחצו כאן