מדדי ביצוע כמותיים - לוח המכוונים של העסק KPI

"הצגת נתונים בגרפים היא המדורה, סביבה אנחנו יושבים לספר סיפורים" – אל שאלוויי

כדי לנהל עסק ולקיים מעקב שוטף אחר הפעילות ותוצאותיה, חובה לעקוב, להכיר ולנטר מדדים ביצוע כמותיים KPI.

מדדי ביצוע כמותיים הם לוח המכוונים עליהם מנהל יכול להסתמך בקבלת החלטות. המדדים מציגים עובדות, להבדיל מדעות, שאותם יש לנתח ולהסביר בכדי לזהות צורך בביצוע שינויים באופן בו העסק מנוהל.

מדד ביצוע כמותי טוב מתבסס על מידע עסקי כמותי שקל לאסוף, אמין וברור לאנשים שצריכים להבין את המשמעות של המידע ולכוון את פעולות העסק על פיו.

החשיבות של מדדי ביצוע KPI

מה זה KPI?

מדדי ביצועים מפתח (KPI) הם ערכים מדידים המדגימים עד כמה חברה מתפקדת מול יעדיה העסקיים העיקריים. הם חשובים למנהלי עסקים מכיוון שהם מספקים דרך לעקוב אחר התקדמות, לזהות תחומים לשיפור ולקבל החלטות מונחות נתונים.

להלן כמה מהסיבות מדוע מדדי KPI חשובים למנהלי עסקים:

• לעקוב אחר ההתקדמות:
  מדדי KPI מספקים דרך לעקוב אחר ביצועי החברה מול יעדיה. ניתן להשתמש במידע זה כדי לזהות תחומים שבהם החברה מצליחה ותחומים שבהם היא צריכה להשתפר.
• להצביע על נושאים לשיפור:
  על ידי מעקב אחר מדדי KPI, מנהלי עסקים יכולים לזהות אזורים שבהם החברה לא מתפקדת בצורה הטובה ביותר. ניתן להשתמש במידע זה כדי לבצע שינויים לשיפור הביצועים.
• לקבל החלטות מבוססות נתונים:
  KPIs מספקים נתונים שניתן להשתמש בהם כדי לקבל החלטות מושכלות לגבי העסק. לדוגמה, אם מדדי KPI של חברה מראים ששביעות רצון הלקוחות בירידה, החברה יכולה לבצע שינויים בתהליך שירות הלקוחות שלה כדי לשפר את שביעות הרצון.
• לסנכרן את כולם בחברה:
  כשכולם בחברה מבינים את מדדי ה-KPI וכיצד הם תורמים להצלחת החברה, זה עוזר ליישר את המאמצים של כולם להשגת אותן מטרות.
• למדוד את האפקטיביות של שיווק:
  ניתן להשתמש ב-KPI כדי למדוד את האפקטיביות של מסעות פרסום שיווקיים. לדוגמה, חברה עשויה לעקוב אחר מספר המבקרים באתר, לידים שנוצרו ומכירות שנעשו כתוצאה מקמפיין שיווקי. ניתן להשתמש במידע זה כדי לקבוע אם הקמפיין הצליח ולבצע שינויים בקמפיינים עתידיים.

בסך הכל, מדדי KPI הם כלי חשוב למנהלי עסקים. הם מספקים דרך לעקוב אחר התקדמות, לזהות אזורים לשיפור, לקבל החלטות מונעות נתונים, ולכוון את כולם בחברה לקראת השגת אותן יעדים.

הנה כמה דוגמאות ל-KPI שמנהלי עסקים עשויים להשתמש בהם:

• מכירות: הכנסות, מספר לקוחות חדשים, מספר לקוחות חוזרים, ערך הזמנה ממוצע
• שיווק: תעבורה לאתר, לידים שנוצרו, עלות לליד, עלות לרכישה
• שביעות רצון לקוחות: ציון Net Promoter (NPS), ציוני סקר שביעות רצון לקוחות, שיעור נטישה של לקוחות
• פרודוקטיביות העובדים: מספר המשימות שהושלמו, זמן היציאה לשוק עבור מוצרים חדשים, מספר כרטיסי שירות לקוחות שנפתרו
• יעילות תפעולית: עלות סחורה שנמכרה, מחזור מלאי, זמן ייצור

מדדי ה-KPI הספציפיים שבהם משתמש מנהל עסק יהיו תלויים בענף, במטרות וביעדים של החברה. עם זאת, כל המנהלים העסקיים יכולים להפיק תועלת משימוש ב-KPIs כדי לעקוב אחר התקדמות, לזהות אזורים לשיפור ולקבל החלטות מונחות נתונים.

אולי יעניין אותך לקרוא: מחזור ה-הייפ של Gartner התזמון של אימוץ חדשנות

האתגר ביישום מדדי ביצוע KPI בעסק

מדדי KPI יכולים להיות כלי רב ערך עבור מנהלי עסקים, אך יש כמה קשיים וסיכונים הכרוכים ביישום שלהם. להלן כמה מהאתגרים הנפוצים ביותר:

• בחירת מדדי KPI הנכונים
  חשוב לבחור מדדי KPI שרלוונטיים למטרות וליעדים העסקיים. אם תבחר ב-KPI שגוי, לא תוכל לעקוב אחר ההתקדמות ביעילות.
• איסוף ומעקב אחר נתונים
  זה יכול להיות קשה לאסוף ולעקוב אחר נתונים על מדדי KPI. זה נכון במיוחד אם העסק גדול או אם מדדי ה-KPI מורכבים.
• ניתוח נתונים וביצוע שינויים
  לאחר שאספת נתונים על מדדי ה-KPI, עליך לנתח אותם כדי לראות כיצד אתה מתפקד. זו יכולה להיות משימה מרתיעה, במיוחד אם יש לך הרבה נתונים לנתח.
• העברת מדדי KPI לצוות
  חשוב לתקשר מדדי KPI לצוות כך שכולם יהיו מודעים למטרות וליעדים. זה יכול להיות קשה, במיוחד אם הצוות גדול או אם מדדי ה-KPI שלך מורכבים.
• שמירה על KPI מעודכנים
  יש לעדכן את מדדי ה-KPI באופן קבוע כדי לשקף שינויים בעסק. זה יכול להיות אתגר, במיוחד אם יש הרבה KPIs לעקוב אחריהם.

סיכונים בשימוש במדדי KPI:

• הטיית מדדי KPI
  עובדים עשויים לנסות לשחק את המערכת על ידי מניפולציה של מדדי KPI כדי לגרום לביצועים שלהם להיראות טובים יותר ממה שהם באמת.
• שימוש ב-KPI כדי להעניש עובדים
  מנהלים עשויים להשתמש ב-KPI כדי להעניש עובדים שאינם עומדים ביעדים שלהם. זה יכול להוביל לסביבת עבודה שלילית.
• שימוש ב-KPI לקבלת החלטות גרועות
  מנהלים עשויים לקבל החלטות על סמך מדדי KPI שאינם לטובת העסק. זה יכול להוביל לקבלת החלטות לקויה.

למרות האתגרים והסיכונים הללו, מדדי KPI יכולים להיות כלי רב ערך עבור מנהלי עסקים. על ידי בחירה קפדנית של KPIs, איסוף ומעקב אחר נתונים, ניתוח נתונים ותקשורת KPIs לצוות, אתה יכול להשתמש ב-KPIs כדי לעקוב אחר התקדמות, לזהות אזורים לשיפור ולקבל החלטות מונחות נתונים.

הנה כמה טיפים שיעזרו להימנע מקשיים וסיכונים אלה:

• שתף את הצוות בתהליך הבחירה והמעקב אחר מדדי KPI. זה יעזור להבטיח שכולם יהיו מיושרים ופועלים לקראת אותן מטרות.
• השתמש בלוח מחוונים של KPI. לוח מחוונים של KPI הוא דרך מצוינת לעקוב אחר מדדי ה-KPI במקום אחד. זה יכול לעזור לראות את הביצועים במבט חטוף ולזהות אזורים שבהם צריך לשפר.
• השתמש בתוכנת KPI. ישנם מספר פתרונות תוכנת KPI זמינים שיכולים לעזור לעקוב ולנהל את מדדי ה-KPI. פתרונות אלה יכולים להקל על איסוף נתונים, מעקב אחר ההתקדמות וניתוח התוצאות.
• סקור את מדדי ה-KPI שלך באופן קבוע. יש לבדוק את מדדי ה-KPI באופן קבוע כדי לוודא שהם עדיין רלוונטיים.
• היו שקופים לגבי מדדי ה-KPI. עובדים צריכים להיות מודעים ל-KPI המשמשים למדידת הביצועים. זה יעזור למנוע אי הבנות או דאגות.
• השתמש ב-KPI ככלי, לא כנשק. יש להשתמש ב-KPI כדי לעקוב אחר ההתקדמות ולזהות אזורים לשיפור. אין להשתמש בהם כדי להעניש עובדים או לקבל החלטות שאינן לטובת העסק.

אולי יעניין אותך לקרוא: 4 דיכוטומיות קריטיות בסגנון ניהול זמן של מנהלים

רשימת מדדי ביצוע לבחינה

הרשימה הבאה מציגה מדדי ביצוע כמותיים נפוצים ושימושיים ברוב סוגי העסקים והתעשיות.

1. עלות מימוש המוצר

סך העלות הישירה לרכישת חומרי גלם, שעות עבודה ועלויות ישירות למימוש הזמנת הלקוח

2. רווח גולמי

מתוך דו"ח רווח והפסד. סך המכירות פחות עלות מימוש המוצר. מתוך הרווח הגולמי מגיע הכסף לכיסוי כל שאר הוצאות העסק, כולל שכר, שיווק, משרדים, רכבים ועוד.

3. רווח תפעולי

מתוך דו"ח רווח והפסד. הרווח הגולמי פחות כל שאר ההוצאות לקיום החברה, לפני הוצאות מס. זו הרווחיות של הפעלת החברה, ממנה מגיע הכסף לכיסוי חובות והלוואות, להשקעה בהמשך פיתוח החברה ולחלוקת רווחים ודיבידנדים לבעלים.

הורד חינם את החוברת: המדריך הקצר לבדיקת בריאות העסק

4. הכנסות מלקוחות חוזרים

מתוך דו"ח רווח והפסד. ההכנסות מלקוחות חוזרים, חלקי כלל ההכנסות. הנתון הזה נותן אינדיקציה לגבי איכות המוצר והשירות שלנו, שביעות רצון הלקוחות ויעילות השיווק. שכן זול יותר למכור ללקוח חוזר מאשר להפעיל את מלוא מערך השיווק והמכירות בכדי לגייס ולמכור ללקוח חדש.

5. החזר השקעה על הון

הרווח הנקי (אחרי תשלום מס) של החברה (מתוך דו"ח רווח והפסד), חלקי סך הון בעלי המניות (מתוך המאזן).  מציג את החזר ההשקעה שהחברה יוצרת עבור הבעלים וכן את יעילות הפעלתה.

6. יחס נוכחי (מהיר)

מתוך המאזן. הנכסים הניתנים למימוש מידי (מזומנים, חוב לקוחות ופיקדונות) חלקי ההתחייבויות לטווח קצר (החזר הלוואות טווח קצר ותשלומים לספקים ועובדים), מציג לך מדד למצב הנזילות ורגישות החברה לזעזועים פתאומיים בתזרים המזומנים.

אולי יעניין אותך לקרוא: תזרים מזומנים – הכי חשוב לקיום העסק

7.יחס הון חוזר

מתוך המאזן. הנכסים הניתנים למימוש בטווח הקצר (מזומנים, חוב לקוחות ופקדונות, השקעות לטווח קצר) חלקי ההתחייבויות לטווח קצר (החזר הלוואות טווח קצר ותשלומים לספקים ועובדים, החזר הלוואות לטווח ארוך יותר והוצאות צפויות), מציג לך מדד למצב הפיננסי של החברה ורגישות לזעזועים בתעשייה ובהתנהגות לקוחות.

8. יחס תקבולים עתידיים למחזור

חובות לקוחות (מהמאזן) חלקי מחזור מכירות (מדו"ח רווח והפסד) נותן הערכה לגבי התשלומים של לקוחות. כשהמדד גדל, סימן שלוקח ללקוחות יותר זמן לשלם.

9. חודשי שרידות

סך ההוצאות החודשיות (מדו"ח רווח והפסד) חלקי נכסים לטווח קצר (מהמאזן) יראו לך כמה חודשים הארגון יכול לשרוד, במקרה ויש עצירה פתאומית במכירות, בשל בעיה חמורה ולא צפוייה.

10. הכנסות לעובד

סך ההכנסות לחלק לכמות העובדים. מדד לפריון של שעת עבודה בחברה.

11. הכנסות ללקוח

סך ההכנסות לחלק לכמות הלקוחות. אחת הדרכים ליצור גידול במכירות וברווחיות היא להגדיל את כמות המכירות ללקוח, כך שכל מאמץ מכירות משתלם יותר.

אולי יעניין אותך לקרוא: המנהל האפקטיבי – של פיטר דרוקר

12. סבבי מלאי

סך המכירות לשנה (מדו"ח רווח והפסד) לחלק לערך המלאי (מהמאזן) מציג את מספר חידושי המלאי בשנה. ככל שמספר הסבבים רב יותר, נדרש פחות הון בכדי לרכוש ולהחזיק את המלאי בזמינות.

13. קצב גידול

ההפרש בין המכירות בתקופה זו למכירות בתקופה הקודמת, לחלק במכירות מהתקופה הקודמת. קצב הגידול צריך להתאים לתכנית המכירות והפיתוח העסקי, כפי שמופיעים בתכנית האסטרטגית של העסק.

14. משך מימוש מלאי

לשנה, ערך המלאי (מהמאזן) לחלק לסף המכירות לתקופה, לרוב שנה (מדו"ח רווח והפסד) לחלק ל-365. זו התקופה הממוצעת בימים, הנדרשת למימוש מלאי שנרכש.

15. משך גבייה מלקוחות

לשנה, חוב לקוחות (מהמאזן) לחלק למכירות (מדו"ח רווח והפסד) לחלק ל-365. זו תקופת הגבייה הממוצעת בימים.

16. משך דחיית תשלום לספקים

לשנה, סך החוב לספקים (מהמאזן) לחלק לסך עלות הרכש ומימוש ההזמנות (מדו"ח רווח והפסד) לחלק ל-365. זו תקופת דחיית התשלום לספקים בימים.

17. משך המרת מזומנים

לשנה, תוצאת שילוב שלשה מדדים.  משך מימוש מלאי ועוד משך גבייה מלקוחות, פחות משך דחיית תשלום לספקים. יוצר את משך הימים הנדרש לקבל חזרה לחברה מזומן שהוקצע לצרכי רכישת ציוד ושירותים למימוש הזמנות לקוח.

18. קצב ניצול נכסים

סך המכירות (מדו"ח רווח והפסד) לחלק לסך ערך הנכסים (מהמאזן), יוצר מדד לאפקטיביות ההשקעה בנכסים עבור החברה ולהחזר ההשקעה.

בכדי להשתמש באופן אפקטיבי במדדים, יש לעקוב אחריהם ברציפות, ולאחר שמצטברים לפחות 3 תקופות (שנתי, רבעוני או חודשי) יש לסקור את התוצאות יחד עם המנהלים והעובדים הרלוונטים, רואה החשבון והיועצים העסקיים. המטרה היא ללמוד על השינויים שעוברים על העסק וליצור תכניות פעולה ויישום בהתאם.

אולי יעניין אותך לקרוא: כשקשה התמקדו בלהמיר הזדמנויות לתוצאות

תוכנית מסגרת ליישום KPI בעסק

מדריך למנהל עסקי שרוצה ליישם את השימוש ב-KPI בעסק שלו:

1. הגדירו את המטרות והיעדים
   מה אתה רוצה להשיג עם העסק? מהן היעדים העסקיים העיקריים? ברגע שאתה יודע את היעדים, אתה יכול להתחיל לזהות את מדדי ה-KPI שיעזרו לך למדוד את ההתקדמות.
2. בחר את מדדי ה-KPI הנכונים
   לא כל מדדי ה-KPI נוצרים שווים. עליך לבחור מדדי KPI שרלוונטיים למטרות וליעדים, ושתוכל לעקוב ולמדוד בקלות.
3. הגדר יעדים עבור מדדי ה-KPI
   לאחר שבחרתם את מדדי ה-KPI שלכם, עליכם להגדיר עבורם יעדים. זה ייתן מדד למדוד את ההתקדמות מולו.
4. אסוף נתונים ועקוב אחר מדדי ה-KPI
   לאסוף נתונים על מדדי ה-KPI על בסיס קבוע כדי שתוכל לעקוב אחר ההתקדמות. ישנן מספר דרכים לאיסוף נתונים, כגון שימוש בגיליונות אלקטרוניים, מסדי נתונים או תוכנות ייעודיות.
5. נתח את הנתונים וערוך שינויים
   לאחר שאספת נתונים על מדדי ה-KPI, עליך לנתח אותם כדי לראות כיצד אתה מתפקד. אם אינך עומד ביעדים, עליך לבצע שינויים בעסק כדי לשפר את הביצועים.
6. דווח על מדדי ה-KPI
   אתה צריך לדווח על מדדי ה-KPI לצוות שלך כדי שכולם יהיו מודעים להתקדמות ויכולו לתרום לשיפור הביצועים.
7. סקור ועדכן את מדדי ה-KPI באופן קבוע
   המטרות והיעדים עשויים להשתנות עם הזמן, לכן עליך לבחון ולעדכן את מדדי ה-KPI שלך באופן קבוע כדי להבטיח שהם עדיין רלוונטיים.

טיפים נוספים להטמעת מדדי KPI בעסק:

• שתף את הצוות בתהליך. הצוות צריך להיות מעורב בתהליך הבחירה והמעקב אחר מדדי KPI. זה יעזור להבטיח שכולם יהיו מיושרים ופועלים לקראת אותן מטרות.
• השתמש בלוח מחוונים של KPI. לוח מחוונים של KPI הוא דרך מצוינת לעקוב אחר מדדי ה-KPI שלך במקום אחד. זה יכול לעזור לראות את הביצועים במבט חטוף ולזהות אזורים שבהם צריך לשפר.

מדדי KPI יכולים להיות כלי רב ערך עבור מנהלי עסקים. על ידי ביצוע שלבים אלה, תוכלו ליישם מדדי KPI בעסק ולהשתמש בהם כדי לעקוב אחר התקדמות, לזהות אזורים לשיפור ולקבל החלטות מונחות נתונים.

מוכנים להתמיע שימוש במדדי ביצוע כמותיים KPI בעסק?

כדאי להתחיל בכך ללא דיחוי. נוכל לעבוד יחד, להגדיר את המטרות, לבחור את המדדים ולהכין תכנית ליישם בעסק ולהתחיל להנות מרמת ניהול גבוהה יותר תוך זמן קצר.

צרו איתי קשר בהקדם!

לא לפספס! קבלו פרקים חדשים ומידע עדכני

לאימייל: לחצו כאן

 

צרו קשר!

לשליחת Whatsapp בקליק   לחצו כאן

 

צרו קשר לתיאום שיחת התייעצות ללא עלות: אימייל

 

לאוסף הפתגמים על מנהיגות וניהול לחצו כאן

לתוכן העניינים לחצו כאן

לרשימת כל הפרקים לחצו כאן

 

אתר מפורט על ייעוץ, מנטורניג ואימון ליזמים, בעלי עסקים

ומנהלים - לחצו: סטרטגו 360 

 

עקבו אחרי פרקים חדשים ב Instagram  לחצו כאן

 

צפו בסרטונים ב YouTube   לחצו כאן

התחברו איתי ב Linkedin לחצו כאן

 

עקבו אחריי ב Twitter לחצו כאן

 

עוד על ייעוץ עסקי וחומרים להורדה לעבודה עצמית באתר:

Stratego 360 http://www.stratego360.com/